Разобрать почтовый ящик: мечта или реальность?
Доказано, что переполненный почтовый ящик, оставление писем не прочитанными, снижает концентрацию и продуктивность, а повышает прокрастинацию: непонятно, за что браться сначала, кому ответить, что почитать потом, в итоге письма висят там месяцами. Соблюдая гигиену электронной почты, вы избавитесь от груза нерешенных вопросов, мешающих нормально работать.
- Освободите папку «Входящие» от писем, не требующих мгновенных действий. Вы сразу будете видеть весь фронт работы с почтой, не отвлекаясь на ненужные строчки. Создайте папки или ярлыки для других писем – когда у вас будет свободное от текущих задач время, вы сможете просмотреть именно ту категорию, что вам нужна. Это также поможет вам в поиске нужных писем спустя время.
- Установите фильтры. Просмотрите отправителей в папке «Входящие» — вы сможете заметить, что многих из них вы систематически не открываете. Возможно, для вас уже не актуальна подписка на спортивные товары или онлайн-курсы – отпишитесь от рассылки по ссылке внизу письма или установите фильтр на тех, отправителей, которых вы хотите прочитать позже (создать правило – перемещать в папку X).
- Добавляйте в календарь необходимость ответа на важное письмо. Некоторые имейлы периодичны и ожидаемы, другие стратегически важные для вас или компании. Не надейтесь на свою память – в потоке текущих задач вы можете забыть о необходимости ответа. Поэтому получая их, создавайте мероприятие в календаре, которое напомнит вам об этом вопросе.
- Создайте шаблоны ответов. Если вы замечаете, что часто пишете одно и то же, например, на отчет о доставке или на просьбу рассказать о ваших услугах, сформируйте черновик с ответом на этот вопрос.
- Найдите время для проверки почты в своем графике. Не обновляйте почту каждые полчаса и отключите уведомления от нее – это отвлекает от других задач и снижает концентрацию, установите временные промежутки, которые вы будете тратить именно на просмотр входящих и формулирование ответов. В зависимости от характера вашей работы это может быть 1,2 или 5 раз в день. Хорошо, если вы также найдете время 1 раз в неделю на полный разбор папок и ответы.