Разобрать почтовый ящик: мечта или реальность?

Доказано, что переполненный почтовый ящик, оставление писем не прочитанными, снижает концентрацию и продуктивность, а повышает прокрастинацию: непонятно, за что браться сначала, кому ответить, что почитать потом, в итоге письма висят там месяцами. Соблюдая гигиену электронной почты, вы избавитесь от груза нерешенных вопросов, мешающих нормально работать.

  1. Освободите папку «Входящие» от писем, не требующих мгновенных действий. Вы сразу будете видеть весь фронт работы с почтой, не отвлекаясь на ненужные строчки. Создайте папки или ярлыки для других писем – когда у вас будет свободное от текущих задач время, вы сможете просмотреть именно ту категорию, что вам нужна. Это также поможет вам в поиске нужных писем спустя время.
  2. Установите фильтры. Просмотрите отправителей в папке «Входящие» — вы сможете заметить, что многих из них вы систематически не открываете. Возможно, для вас уже не актуальна подписка на спортивные товары или онлайн-курсы – отпишитесь от рассылки по ссылке внизу письма или установите фильтр на тех, отправителей, которых вы хотите прочитать позже (создать правило – перемещать в папку X).
  3. Добавляйте в календарь необходимость ответа на важное письмо. Некоторые имейлы периодичны и ожидаемы, другие стратегически важные для вас или компании. Не надейтесь на свою память – в потоке текущих задач вы можете забыть о необходимости ответа. Поэтому получая их, создавайте мероприятие в календаре, которое напомнит вам об этом вопросе.
  4. Создайте шаблоны ответов. Если вы замечаете, что часто пишете одно и то же, например, на отчет о доставке или на просьбу рассказать о ваших услугах, сформируйте черновик с ответом на этот вопрос.
  5. Найдите время для проверки почты в своем графике. Не обновляйте почту каждые полчаса и отключите уведомления от нее – это отвлекает от других задач и снижает концентрацию, установите временные промежутки, которые вы будете тратить именно на просмотр входящих и формулирование ответов. В зависимости от характера вашей работы это может быть 1,2 или 5 раз в день. Хорошо, если вы также найдете время 1 раз в неделю на полный разбор папок и ответы.