Нет времени? Неправда. Тайм-менеджмент? Не поможет.
Почему тайм-менеджмент умер?
Потому что стало очевидно, что вопрос продуктивности состоит не в управлении временем и не в более усердной работе, а в управлении собой, а именно своей энергией. Ресурс мозга, мышления ограничен: по разным данным он может максимально эффективно работать только 2-4 часа в день, а концентрироваться на одной задаче – 5-25 минут. И очень важно правильно распределить этот ресурс.
Классическая рабочая ситуация выглядит так: сотрудник выполняет одну задачу, помня о еще 3 незавершенных делах, отвлекается на уведомление о новом письме, возвращается к первой задаче, получает распоряжение от начальства решить срочную проблему и пополняет багаж незавершенных дел. Из-за этого его внимание становится рассеянным, мотивация падает, и просыпаясь в 3 часа ночи, он вспоминает о неотправленном e-mail.
Цезарь или Форест Гамп?
Последние научные исследования убедительно показывают, что так называемый режим многозадачности, способность к работе в котором так сильно хотят видеть в своих сотрудниках многие работодатели, — это миф. По сути, это неэффективное «рассеивание» концентрации внимания, которое приводит к заметному ухудшению качества работы.
Когда мы концентрируемся на одной задаче, мы в неё полностью погружаемся: интенсивно над ней думаем, рассматриваем и изучаем, придумываем и пробуем разные варианты решения. То есть — максимально эффективно используем наши интеллектуальные и физические ресурсы. А когда нам, как Цезарю, приходится решать параллельно много задач, мы вынуждены решать большинство из них по принципу: «лишь бы сделать как-нибудь». Хватаясь за всё сразу, мы очень сильно рискуем так ничего и не довести до ума.
Модель мышления Д. Калемана
Упрощенно работу мозга можно представить в виде 2 систем: быстрой и умной. Быстрая сразу выдает реакцию на входящий импульс, а умная решает, что с ним делать дальше. При этом есть «порог мышления» — мозг не всегда готов подумать прямо сейчас, чаще он откладывает это на потом. Однако при таком раскладе уровень мотивации и энергии сразу снижается в отличие от ситуации, когда есть возможность быстро отреагировать на импульс и решить задачу, почувствовав удовлетворение.
Уровень «порога мышления» зависит от сложности задачи: если она выглядит простой и понятной, то проблемы не возникнет, в противном случае появляется ощущение беспомощности и апатии. Приоритетность «быстрых» задач над сложными заложена эволюцией, чтобы человек смог быстро убежать от зверя, услышав шелест в кустах, а не пускаться в размышления. Поэтому такую особенность мышления нужно понимать и принимать, чтобы оптимизировать рабочий процесс.
Джедайская техника М. Дорофеева
Для повышения концентрации, а значит, и мотивации М.Дорофеев советует разделить мыслительные и деятельные процессы. То есть действовать по следующей схеме: проверить входящие, удалить спам, сохранить справочную информацию, записать несрочные дела в список задач, приступить к срочным задачам (на выполнение которых требуется не больше 2 минут), подумать о том, что нужно и важно сегодня, составить список дел, приступить к их исполнению.
После этого снова обратиться к входящим (или списку запланированных дел), подумать и сделать. Таким образом, в «буфере» не остается отложенных задач (они все на бумаге) или незавершенных дел, мозг не отвлекается на них и сосредотачивается на конкретной оформленной задаче. Разделяя процессы «подумать» и «сделать», удается поддерживать высокую степень концентрации мозга и экономить это ресурс в перерывах между обычными делами.
Что еще важно?
- Убраться на рабочем столе, закрыть ненужные вкладки, удалить старые документы. Каждая вещь «не на своем месте» или перед глазами запускает мыслительные процессы, причинно-следственные связи, мысли, отвлекающие от работы.
- Отключить уведомления на мобильном и ноутбуке. Даже секундное отвлечение внимания снижает концентрацию в несколько раз. Через 40 минут мозговой деятельности можно проверить мессенджеры и соц.сети и почту на предмет важных сообщений.
- Правильно сформулировать список задач так, чтобы при их выполнении не надо было думать. Вместо «сдать отчет» — «запросить данные по объекту X, получить ответ от менеджера Z».
- Не оставлять флажочки на письмах, которые вы не беретесь прочитать или изучить уже месяц.
- Разбить все большие задачи и проекты на маленькие и записать в список задач только первый шаг. Вместо «прочитать книгу» — «прочитать первые 15 страниц».
- Создать 3 списка – на сегодня, на неделю, на потом, регулярно проверять актуальность задач и смело удалять ненужные, оставляя только 3-4 пункта. Тратить на это не больше 5 минут в день.
- Полюбить будущего себя. Перестать откладывать на потом и позаботиться о своем будущем, сделать что-то заранее, освободив себе время на следующей неделе.
М. Дорофеев отмечает, что большинство отложенных дел в итоге выполняются плохо из-за дэдлайна, поэтому гораздо разумнее сразу сделать плохо и иметь несколько дней на доработку и переделку вместо откладывания на потом. Также важно давать отдых мозгу, научиться ни о чем не думать и полноценно спать. Последнее станет возможным сразу, как вы освободите голову от ненужных мыслей и перестанете откладывать все на потом. Подробнее об этой технике можно посмотреть здесь: https://www.youtube.com/watch?v=DukfcM24tgk
Таким образом, нам стоит экономить не время, а процесс мышления, который может быть очень даже быстрым и плодотворным, если выделять его только на 1 задачу, не рассеивая внимание.
